Verfahrensdokumentation

Seit 2015 sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD in Kraft. Auslöser dafür ist ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das mit den GoBD eine Antwort auf die zunehmende Digitalisierung in Unternehmen gibt. Die Betriebsprüfer der Finanzverwaltung prüfen gerade aktuell verstärkt die Einhaltung dieser Vorschriften.

Um einen Nachweis erbringen zu können, dass die in den GoBD definierten Grundsätze eingehalten werden, ist ein wesentlicher Bestandteil die sogenannte Verfahrensdokumentation, welche alle für die Buchführung bzw. steuerlichen Aufzeichnungen erforderlichen organisatorischen Schritte und Abläufe im Unternehmen detailliert beschreibt. Das betrifft

- die Erstellung Ihrer Angebote, Lieferscheine und Rechnungen,
- den Erhalt, die Bezahlung und Ablage Ihrer Eingangsrechnungen,
- Ihre Kassenführung,
- den Umgang mit elektronischen Belegen, die per E-Mail versandt und empfangen werden,
- die revisionssichere Ablage aller Belege,
- bis hin zur Übergabe des Belege an meine Kanzlei.

Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße, Rechtsform oder Branche. Alle Unternehmer haben für eine entsprechende Verfahrensdokumentation Sorge zu tragen. Der Bundesfinanzhof stärkt ausdrücklich die Forderung nach einer Verfahrensdokumentation und schafft gleichzeitig die Grundlage für harte Sanktionen.

Wer die Grundsätze der GoBD nicht beachtet, muss deshalb im Zuge einer Betriebsprüfung mit Zuschätzungen von 5-10 % der Umsätze rechnen.

Um den aktuellen Vorschriften zu entsprechen, biete ich Ihnen deshalb an, die Verfahrensdokumentation mit Ihnen zusammen zu erstellen. Sie erhalten so Orientierungshilfen für Ihr Rechnungswesen, die Kassenführung und die Einrichtung einer sicheren Belegablage.

Auch wenn Sie die Dokumentationspflichten als bürokratischen Aufwand empfinden, sollten Sie auch die Chancen wahrnehmen. Denn bei der Erstellung der Dokumentationen werden Sie womöglich Anregungen gewinnen, Ihre organisatorischen Abläufe qualitativ weiter zu verbessern, Ihren technischen Standard aktuell auf dem Laufenden zu halten und somit Einsparpotenziale und Verschlankungen von Arbeitsprozessen entdecken.